Onder Alberdingk Thijm Scholen (ATS) vallen twintig basisschoollocaties (PO) en acht middelbare scholen (VO) in het Gooi. Samen vormen ze een community die uitgaat van gedeelde waarden, maar elke school heeft zijn eigen karakter. ATS heeft ca 10.000 leerlingen en ruim 800 fte medewerkers.
Bij het opstellen van de jaarlijkse begroting zijn bij ATS meerdere partijen betrokken. De controller zorgt dat het proces goed loopt, en dat alle interne allocaties van middelen en kosten doorbelastingen correct zijn.
De HR medewerkers en school directeuren moeten in zoveel mogelijk al ingevulde en van goede referenties voorziene invoermodellen aan het werk kunnen met hun deel van de begroting. En aan het eind van het proces moet aan alle stakeholders een eigen rapportage beschikbaar wordt gesteld.
De organisatie is ingericht met een shared service center (SSC), overkoepelende kostenplaatsen voor PO en VO, en privaat geld moet gescheiden worden gehouden van publiek geld. De uitdaging was om het begrotingsproces met behulp van een tool makkelijker uitvoerbaar te maken, en om de behoefte aan maandelijkse analyse van de personele formatie goed in te vullen.
We kunnen met XLReporting de begroting makkelijk samenstellen, en hebben nu beter grip op de personele formatie en kosten. We hebben het proces van het opstellen van de begroting significant kunnen verbeteren doordat we alle Excelsheets die voorheen werden gebruikt hebben vervangen door XLReporting.
Ze bieden daarbij een snelle en kundige onderhoudsservice; als er iets mis is of ik heb een extra wens kan ik altijd terecht en wordt het vaak direct geconfigureerd of opgelost.
Patrick Buenk
Controller
De start is het bepalen van de benodigde formatie per school. HR medewerkers gaan aan het werk in een formatie allocatie model dat diverse rekenregels bevat, maar door de parametrisering makkelijk te onderhouden is, en heel weinig invoer werk betekent. Het rekenmodel levert fte’s en euro’s als uitkomst.
Ook na het eerste gebruik van het rekenmodel houdt het zijn betekenis, want het wordt maandelijks aangevuld met gerealiseerde formatie (via een koppeling met Peple by Visma), en de HR medewerkers gebruiken het om te monitoren of de school op koers blijft met betrekking tot de formatie.
De gealloceerde formatie in aantallen fte wordt met de gemiddelde personele last omgezet in euro’s die rechtsreeks de school begroting in gaan, waar er vergoeding tegenover de kosten gezet wordt. Schooldirecteuren hoeven zich daarmee niet meer bezig te houden.
De schooldirecteuren moeten in hun invoermodellen de overige lasten begroten, waarbij ze als referentie de begroting van het voorgaande jaar beschikbaar hebben, en ook de realisatie van kosten in het lopende jaar. Deze gegevens worden via een API gevuld vanuit de boekhouding.
De controller heeft eigen modellen om daarmee de inkomsten van de scholen door te rekenen, en om interne allocaties en doorbelastingen soepel te kunnen verwerken. Verder geeft hij samen met de schooldirecteuren vorm aan de schoolbegroting en houdt hij het proces in de gaten.
Consolidatie van de invoer via de verschillende modellen en van de begroting tot ATS niveau gebeurt vanzelf.
Er zijn voldoende rapporten om de begroting via alle kanten te kunnen analyseren. Ook de gewenste opmaak en distributie van rapporten in Excel is behouden gebleven, door een API verbinding met de bronnen in XLReporting.
Gebruiksvriendelijke invoermodellen voor begrotingen en formatieprocessen zorgen voor een soepel en efficiënt werkproces. Dankzij de eenvoudige opzet is er minimaal voorbereidend werk nodig om de modellen klaar te maken voor een volgende ronde, waardoor tijd en moeite worden bespaard.
Een flexibel in te richten autorisatiesysteem zorgt ervoor dat HR-medewerkers en directeuren uitsluitend toegang hebben tot de modellen en kostenplaatsen die voor hen relevant zijn. Dit verhoogt de gebruiksvriendelijkheid en waarborgt tegelijkertijd de vertrouwelijkheid van gegevens.
Heldere inzichten in het verloop van FTE ten opzichte van de afgesproken formatie. Flexibele rapportages op maat bieden waardevolle informatie voor diverse belanghebbenden, van HR tot het management.
ATS maakt gebruik van de beste eigenschappen van XLReporting: schaalbaarheid, planning en rapportage. ATS laat duidelijk zien waartoe XLReporting in staat is. XLReporting kan elke planningsbehoefte oplossen en zo meerwaarde bieden voor elke organisatie.
Op zoek naar een rapportage-, planning- en consolidatieoplossing voor uw organisatie? Neem dan contact op met het XLReporting team.
Neem contact op met ons voor een vrijblijvend gesprek of lees verder.
Neem Contact Op Krijg InzichtXLReporting is een online oplossing waarmee je kan rapporteren, consolideren, begroten, en plannen zoals jij dat wilt.
© 2009-2025 XLReporting
® Alle rechten voorbehouden
Partners
Bedrijven
Onderwijs
Beveiliging
Koppelingen
Setup
Prijzen
