De organisatie CVO Rotterdam (afgekort CVO) is, met circa 2.500 medewerkers (ca 1.900 fte), 37 vestigingen verdeeld over zeven scholengroepen en circa 21.000 leerlingen, een van de grotere instellingen voor voortgezet onderwijs in Nederland. De scholen worden ondersteund door een Shared Services Organisatie (SSO) en een beleidsstaf.
De missie van CVO is het bieden van inspirerend onderwijs en brede vorming aan jonge mensen, met respect en oog voor de verscheidenheid aan geloofsopvattingen en hun unieke plaats in de maatschappij.
Jaarlijks moet CVO voor alle scholen en scholengroepen een exploitatiebegroting opstellen die uitgaat van een vierjarig tijdvak. Daarnaast vereist de regelgeving in het onderwijs dat er een zogenaamde continuïteitsparagraaf wordt opgesteld. Deze dient naast de exploitatiebegroting ook een balansbegroting over een periode van vier jaar te bevatten. Het Nederlandse onderwijs ontvangt publieke financiering van de rijks- en gemeentelijke overheid, gebaseerd op verschillende allocatieregels. Naast reguliere lumpsum bekostiging, is er specifieke bekostiging in specifieke situaties en is er een veelheid aan, al dan niet tijdelijke, subsidieregelingen. Het opstellen van een exploitatie- en balansbegroting vraagt van een veelzijdige onderwijsorganisatie zoals CVO, jaarlijks de nodige inzet.
Jaren geleden stond CVO voor de uitdaging een geschikte applicatie te vinden voor de ondersteuning van het begrotingsproces dat door de structuur van CVO met 37 vestigingen en 7 scholengroepen bijzonder complex was en veel coördinatie vereiste. Het was belangrijk dat de vestigingsdirecteuren de mogelijkheid kregen een actievere rol te gaan vervullen bij het opstellen van de begroting voor de eigen vestiging. De werkwijze van destijds voldeed niet aan de eisen van toegankelijkheid, flexibiliteit, gebruiksgemak en was bovendien niet geschikt voor effectieve consolidatie.
Ze zochten een passende oplossing die het jaarlijks begrotingsproces efficiënter en effectiever kon maken; een oplossing dus die ervoor kon zorgen dat vanuit meerdere niveaus (de vestiging, de scholengroep en CVO-geconsolideerd) de financiële kolom samenwerkt aan een totaalbegroting.
Met actieve en deskundige ondersteuning van consultancybureau InfoAction heeft CVO zijn begrotingsproces geoptimaliseerd met een geavanceerde budgetmodule op basis van XLReporting.
De oplossing met XLReporting maakt het mogelijk om jaarlijks nauwkeurige vierjarige exploitatie- en balansbegrotingen op te stellen en deze automatisch te consolideren van vestigings- naar scholengroep- en totaal CVO-niveau.
Voor de begroting essentiële gegevens, zoals aantallen leerlingen en medewerkersbestand, en de door afdelingen Huisvesting en ICT opgestelde ramingen van kosten en investeringen, worden geïmporteerd in XLReporting. Daarnaast is er een koppeling met het financiële systeem voor de vaste activa en actuele cijfers. Het systeem biedt mogelijkheden van interne doorbelasting tussen bedrijfsonderdelen en verdeling van kosten naar diensten op basis van verdeelsleutels.
XLReporting wordt door CVO ook ingezet voor het opstellen van periodieke prognoses en is in de loop van de jaren voorzien van een uitgebreide set rapportages voor analyse. CVO ontwikkelt met ondersteuning van InfoAction binnen het systeem van XLReporting ook een tienjarige liquiditeitsprognose voor langere termijn planning.
CVO maakt gebruik van een geavanceerde budgetmodule die hen in staat stelt om jaarlijks een nauwkeurige vierjarige begroting op te stellen op het niveau van exploitatie en balans. Elk begrotingsmodel in XLReporting is op te vragen per kostenplaats (vestiging) of per scholengroep, en wordt automatisch geconsolideerd naar zowel scholengroep als het CVO-totaalniveau.
Ze werken met deze begrotingsonderdelen:
Autorisaties zorgen ervoor dat niet alles voor iedereen te zien is. CVO onderhoudt de stamgegevens en autorisaties zelf. Hun budgetmodule geeft hiermee op geconsolideerde wijze een 360 graden kijk op hun begrotingsproces.
De oplossing biedt een uitgebreide set van rapportages voor analyse en presentatie. Dit omvat zowel draaitabellen als templates, die inzicht en overzicht geven in diverse financiële en operationele aspecten van de organisatie.
Aan het begin van het begrotingsproces worden zoveel mogelijk relevante gegevens geïmporteerd, zoals aantallen leerlingen, medewerkers, en voorziene ICT- en huisvestingskosten en investeringen. Dankzij de koppeling met het financiële systeem worden actuele cijfers en materiële vaste activa en afschrijvingslasten ingeladen, wat zorgt voor een soepele en nauwkeurige start van het begrotingsproces.
Het systeem regelt de berekening van inkomsten op basis van parameters en de doorbelasting van kosten van diensten van de SSO op basis van tarieven en grondslagen, zoals vierkante meters, leerlingen en medewerkers. Dit zorgt voor een transparante verdeling van die kosten binnen de organisatie.
CVO kan met het systeem prognoses opstellen voor het lopende jaar. Deze prognoses helpen bij het monitoren en bijsturen van de financiële planning gedurende het jaar.
Tot slot biedt het systeem een tienjarige liquiditeitsprognose voor de hele organisatie. Deze langere termijn prognose zal CVO helpen om hun financiële toekomst beter te plannen en te beheren, waardoor ze voorbereid zijn op toekomstige uitdagingen en kansen.
CVO werkt al jaren tevreden met XLReporting. Dankzij de uitstekende samenwerking met consultancybureau InfoAction kunnen ze altijd terecht met aanvullende wensen, wat leidt tot nieuwe inzichten en oplossingen. Deze voortdurende ondersteuning zorgt ervoor dat CVO optimaal gebruik kan maken van de mogelijkheden van XLReporting.
Het begrotingsproces is nu een gezamenlijke inspanning, waarbij alle neuzen dezelfde kant op staan. Dit zorgt voor een grotere verantwoordelijkheid, beter inzicht en hogere kwaliteit van het begroten en prognosticeren. Alle niveaus binnen de organisatie, van vestigingsdirecteuren tot financiële controllers, zijn betrokken en profiteren van de verbeterde processen.
Met XLReporting heeft CVO een jaarlijks constructief begrotingsproces dat hen inzicht geeft voor de komende vier jaar, inclusief prognoses ten opzichte van de werkelijkheid en een liquiditeitsoverzicht voor de komende tien jaar. Van vestigingsdirecteur tot aan de Raad van Bestuur is iedereen bij dit proces betrokken en beschikt over alle benodigde inzichten. Dit maakt het mogelijk om weloverwogen beslissingen te nemen en de financiële gezondheid van de organisatie te waarborgen.
CVO Rotterdam maakt gebruik van de beste eigenschappen van XLReporting: schaalbaarheid, planning en rapportage. CVO Rotterdam laat duidelijk zien waartoe XLReporting in staat is. XLReporting kan elke planningsbehoefte oplossen en zo meerwaarde bieden voor elke organisatie.
Op zoek naar een rapportage-, planning- en consolidatieoplossing voor uw organisatie? Neem dan contact op met het XLReporting-team.
Wat ooit begon met een eenvoudig programma van eisen als basis voor een zoektocht naar een oplossing om ons begrotingsproces te kunnen ondersteunen, is in de loop van de jaren uitgegroeid tot een integraal model waarin we alle financiële sturingsinformatie bij elkaar hebben gebracht. Een oplossing met diverse importmogelijkheden en koppelingen met andere systemen, die zorgt voor zowel exploitatie- als balansbegroting voor een periode van 4 jaar. Ook onze periodieke rapportages en prognoses, gekoppeld aan een scala aan analysemogelijkheden, worden met XLReporting vervaardigd. In de afgelopen jaren is ons keer en keer gebleken hoe flexibel XLReporting is en hoeveel mogelijkheden het biedt voor de ondersteuning van onze financiële functie op meerdere niveaus. Waar consolidatie ons vroeger dagen kostte en veel handwerk was, is dat proces binnen XLReporting 100% gekoppeld en geautomatiseerd. Het bouwen van de liquiditeitsprognose -al jaren een gekoesterde wens- is als de spreekwoordelijke kers op de taart. Met de XLReporting oplossing kies je voor een flexibele maatvoering, die is in te stellen en aan te passen aan de ontwikkelingen binnen je organisatie. XLReporting is als een spin in het web; een voor ons cruciale, niet weg te denken oplossing binnen onze financiële functie.
Mark Somers
concerncontroller
Neem contact op met ons voor een vrijblijvend gesprek of lees verder.
Neem Contact Op Krijg InzichtXLReporting is een online oplossing waarmee je kan rapporteren, consolideren, begroten, en plannen zoals jij dat wilt.
© 2009-2025 XLReporting
® Alle rechten voorbehouden
Partners
Bedrijven
Onderwijs
Beveiliging
Koppelingen
Setup
Prijzen
