De 6 meest gehoorde Excel-klachten in onze demo’s

Edgar de Wit

De finance-agenda lijkt bijna altijd overvol. Eindeloze maandafsluitingen zorgen ervoor dat Excel-bestanden zich blijven vermenigvuldigen. Vooral bij accountantskantoren met meerdere entiteiten of zorgorganisaties met meerdere entiteiten en kostencentra is dit herkenbaar. Eén export verandert al snel in meerdere spreadsheets. Eén aanpassing betekent een nieuwe versie. Eén managementvraag stuurt je terug de formules, reconciliaties en controles in.

We zeggen het vaker en blijven het herhalen: Excel is niet het probleem

Excel is een krachtig finance-instrument. Het echte probleem zit in het proces rondom Excel — een proces dat nooit is ontworpen om betrouwbare, schaalbare KPI-rapportages te leveren voor groeiende finance-organisaties.

KPI-dashboards zijn cruciaal

Leiders sturen op een beperkte set kern-KPI’s. Deze KPI’s helpen finance-afdelingen om entiteiten te vergelijken, trends te herkennen en sneller beslissingen te nemen. Wanneer KPI-rapportages afhankelijk zijn van handmatig Excel-werk en inconsistente structuren, neemt het vertrouwen in de cijfers af.

6 Rapportagefouten die elk finance-team herkent

1. “Is dit de definitieve versie?”

Bij rapportages over meerdere entiteiten groeit één bestand al snel uit tot tientallen versies. Het controleren van de laatste versie kost tijd en ondermijnt vertrouwen.

2. Handmatige mapping van het grootboek schema

Het handmatig mappen van rekeningen tussen entiteiten is foutgevoelig. Verschillen in structuur beïnvloeden KPI’s zoals EBITDA.

3. Kwetsbare formules

Geneste formules en onderlinge afhankelijkheden breken snel. Kleine wijzigingen leiden tot urenlang controleren van berekeningen in plaats van het analyseren van resultaten.

4. Eindeloze reconciliatielussen

Exporteren, aanpassen, opnieuw exporteren, reconciliëren… en weer opnieuw.

5. Handmatige dataverzameling

Proef- en saldibalansen worden steeds opnieuw geëxporteerd, opgeschoond en geplakt. Audit-trail en traceerbaarheid gaan verloren zodra cijfers het bronsysteem verlaten.

6. Geen realtime inzicht

Tegen de tijd dat rapportages klaar zijn, zorgen nieuwe managementvragen ervoor dat je opnieuw moet beginnen.

De werkelijke kosten van Excel-rapportage

Voor een finance-team dat rapporteert over vier entiteiten kost handmatige Excel-rapportage gemiddeld 20–35 uur per maand. Dat is exclusief de verborgen kosten van tragere besluitvorming, minder vertrouwen in cijfers en key-person-risk. Op termijn kost onderhoud meer tijd dan analyse.

De logische volgende stap: moderne KPI-dashboards

Moderne KPI-dashboards vervangen Excel-kennis niet, ze verbeteren het proces eromheen. Dashboards worden automatisch bijgewerkt en bieden:

1. Centralisatie van financiële data
2. Gestandaardiseerde mapping van grootboekschema’s
3. Geautomatiseerde valuta- en intercompany-logica
4. Eén definitie van KPI’s voor consistent gebruik

Beginnen is het makkelijke deel

Met begeleide setup worden bestaande Excel-bestanden, grootboekschema’s en rapportage behoeften vertaald naar een slimmere rapportage structuur. Je stapt vanaf dag één over naar een sneller en eenvoudiger proces, zonder de bestaande logica te verliezen.

Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? Vraag een gratis demo aan en ontdek rapporteren zonder Excel-chaos.