Correcties in Rapporten zijn geen Oplossing

Johan Smith

---

We zien het vaak: hoogopgeleide FP&A-professionals met sterke Excel-vaardigheden en indrukwekkende dashboards, die toch moeite hebben om hun cijfers goed te doorgronden.

Hoe komt dat? Omdat onder al die grafieken en formules vaak één cruciale basis ontbreekt: boekhoudkundige kennis.

Niet een algemen kennis van jaarrekeningen, maar een praktisch begrip van boekingsprocessen, journaalposten, debet/credit-logica, en hoe transacties daadwerkelijk hun weg vinden door de systemen heen.

Opleiding is geen ervaring

Dit is geen kritiek op ambitie of talent, integendeel. De meeste FP&A'ers zijn slim, analytisch en willen echt bijdragen aan strategisch inzicht. Velen hebben diploma's en certificeringen op zak.

Maar steeds vaker zien we jonge finance professionals die nog nauwelijks hebben gezien hoe cijfers ontstaan. Ze hebben meer tijd besteed aan het bouwen van groeimodellen dan aan het doorspitten van een grootboek. Meer geoefend met dashboards dan met journaalposten.

Wat gebeurt er dan als iets niet klopt of afwijkt? De reflex is niet om terug te gaan naar de bron en dat te onderzoeken, maar om het te omzeilen:

• Handmatige herallocatie
• Aanpassingen en correcties in Excel
• Extra regels toevoegen om verschillen glad te strijken
• Logica bouwen om ‘afwijkingen' eruit te filteren
• Data kopiëren naar weer een nieuw bestand

En zo groeit de spreadsheet. En het probleem groeit mee.

Correcties lossen het probleem niet op

Het echte risico zit niet eens in het extra werk (al kost dat flink wat uren per maand). Het zit in het feit dat deze correcties zich blijven herhalen en uiteindelijk standaardpraktijk worden.

In plaats van de oorzaak aan te pakken (verkeerde boekingen, foutieve grootboekcodering, zwakke inrichting van het rekeningschema, dubbele transacties), plakt men pleisters op de rapportage. Uiteindelijk houdt het team zich meer bezig met opruimen dan met analyseren.

Dat is geen FP&A. Dat is financieel brandjes blussen.

En op den duur weet niemand meer wat de bedoeling was van bepaalde formules, waar hardcoded waardes zitten, of welk bestand de ‘echte' versie is. En of het überhaupt nog aansluit met het boekhoudsysteem. Het is alsof je een huis op drijfzand bouwt en elke scheur maar blijft dichtsmeren, in plaats van de fundering te verbeteren.

De kracht van de cijfers begrijpen

Je hoeft geen gecertificeerde accountant te zijn om in FP&A te werken. Maar je moet wél weten:

• Hoe een transactie van bron tot rapport loopt
• De basis van debets en credits
• Waarom journaalposten belangrijk zijn
• Hoe classificaties rapportages beïnvloeden
• Waar fouten meestal ontstaan

Dat inzicht stelt je in staat om sneller problemen te herkennen, cijfers te controleren, afwijkingen uit te zoeken, en rapportages te bouwen die betrouwbaar zijn.

Het stelt je ook in staat om beter samen te werken met accounting, IT en operations, omdat je dezelfde taal spreekt.

En misschien wel het belangrijkst: het geeft je de overtuiging om te zeggen: “Wacht even, dit moeten we niet in het rapport corrigeren. Dit moeten we bij de bron aanpakken.”

Wat goede FP&A-teams doen

Een sterk FP&A-team presenteert niet alleen cijfers, maar zorgt ervoor dat die cijfers betrouwbaar zijn. Dat begint bij het begrijpen waar de data vandaan komt, hoe die gestructureerd is, en wat je wel en niet kunt beïnvloeden.

In de best functionerende finance teams:

• Zijn rapporten grotendeels vrij van handmatige aanpassingen
• Zijn forecasts gebaseerd op realistische aannames
• Worden afwijkingen bij de bron opgelost
• Is er voortdurende samenwerking met accounting
• Voorkomt het systeem dat dezelfde fouten zich herhalen

Dat is niet alleen schoner, het is ook sneller, betrouwbaarder én waardevoller voor de organisatie.

Tot slot

Als het motorlampje in je auto brandt, repareer je toch ook niet het dashboard? Je opent de motorkap en belt je garage.

FP&A moet hetzelfde doen. Corrigeer niet alleen in het rapport, maar pak het probleem aan bij de bron: in de data, in het proces of in de inrichting. En praat met je boekhoudteam!

Als je meer tijd kwijt bent aan het corrigeren van cijfers dan aan het begrijpen ervan, dan is het tijd om terug te gaan naar de basis, en daar weer op verder te bouwen.

Bij XLReporting helpen we finance teams om af te stappen van oplapwerk en toe te werken naar gestructureerde systemen waarin fouten bij de bron worden opgelost, en niet iedere maand opnieuw.

Nieuwsgierig hoe XLReporting jouw team kan helpen? Vraag een demo aan! Klik hier

Terug naar de lijst

Recente blogs:

Inkomen forecasten in de Gezondheidszorg
Inkomsten forecasten voor Non-Profit
De 5 grootste valkuilen in begroten
Als jij het breekt, is het jouw probleem
Als Controle een Beperking Wordt

Populaire blogs:

Forecasting is geen Gelukskoekje
Een Excel-sheet van $28 miljard: Waarom finance betere tools nodig heeft
Verbeter je Rapportage, Begroting en Analyse in 5 stappen
Ontdek de Kracht van Dimensies in je Rapportages
Bouw de Juiste Budgetstructuur voor je Bedrijf

Meer over Rapporteren:

De 5 grootste valkuilen in begroten
Als jij het breekt, is het jouw probleem
Als Controle een Beperking Wordt
Correcties in Rapporten zijn geen Oplossing
Duurt je maandafsluiting langer dan een week?

Meer van Johan Smith:

Inkomen forecasten in de Gezondheidszorg
Inkomsten forecasten voor Non-Profit
De 5 grootste valkuilen in begroten
Als jij het breekt, is het jouw probleem
Als Controle een Beperking Wordt

Terug naar de lijst