Rolgebaseerde toegangscontrole in XLReporting

Johan Smith

---

Role-Based Access Control in XLReporting: veilig, flexibel en praktisch

In deze blog introduceren we ons gebruikersrollensysteem, ook wel Role-Based Access Control (RBAC) genoemd.

Met dit systeem kun je instellen wat een gebruiker in het systeem mag doen en wat hij of zij mag zien. Dat klinkt misschien complex, maar we leggen je uit waarom je juist wél deze functionaliteit wilt hebben.

Wat zijn gebruikersrollen in XLReporting?

Met een gebruikersrol bepaal je tot welke onderdelen van het platform iemand toegang heeft en welke acties hij of zij kan uitvoeren. Het regelt:

• Welke delen van het systeem beschikbaar zijn
• Welke acties uitgevoerd mogen worden (zoals bekijken, bewerken, importeren of delen)
• Welke data zichtbaar is, gefilterd op bedrijf, kostenplaats, rekeningsgroepen en meer
• Gebruikersrollen kunnen worden aangepast aan de specifieke verantwoordelijkheden van elk teamlid

Rechten: wat mag een gebruiker doen?

Aan elke rol worden rechten toegekend die bepalen welke functies toegankelijk zijn. Jij bepaalt of iemand mag:

• Dashboards bekijken of delen
• Rapporten uitvoeren of bewerken
• Planningsdata invoeren
• Boekhoudgegevens importeren
• Datamodellen of objecten beheren

Zo heeft iedereen toegang tot precies datgene wat nodig is—en niet meer. Dit houdt de werkomgeving veilig en overzichtelijk.

Filters: wat mag een gebruiker zien?

Naast toegang tot functies bepalen rollen ook welke data zichtbaar is. Bijvoorbeeld:

• Een gebruiker ziet alleen data van één specifiek bedrijf
• Afdelingshoofden hebben enkel toegang tot hun eigen kostenplaats
• Projectleiders krijgen alleen toegang tot data van hun projecten

Sommige klanten gaan nog een stap verder door zichtbaarheid toe te wijzen aan specifieke rekeningen.

Verkoopteams werken met omzet- en kostprijsrekeningen, terwijl HR zich richt op personeelskosten.

Rollen combineren om je structuur te volgen

Je kunt meerdere rollen aan een gebruiker toekennen. Zo kan de ene rol bepalen wat iemand mag doen, terwijl de andere rol bepaalt welke data zichtbaar is. Bijvoorbeeld:

• Een planner mag forecastdata bijwerken
• Een afdelingsfilter zorgt dat hij of zij alleen de eigen business unit ziet

Dit maakt het systeem flexibel genoeg om zich aan te passen aan elke organisatiestructuur.

Standaardrollen om te starten

XLReporting bevat vijf standaardrollen:

• Define: volledige toegang om alles te beheren
• Manage: kan data bijwerken, rapporten uitvoeren, forecasts maken en gebruikers toevoegen
• Planning: kan planningsdata invoeren en rapporten/modellen bekijken
• Report: kan rapporten bekijken
• View: kan rapporten en modellen bekijken, maar niet bewerken

Je kunt deze rollen gebruiken of aanpassen.

RBAC is een standaardfunctionaliteit in enterprise CPM-systemen. Daar zijn rollen vaak vastomlijnd en niet aanpasbaar.

XLReporting biedt wél de structuur van vooraf gedefinieerde rollen, mét de flexibiliteit om ze aan te passen of uit te breiden naar jouw behoeften.

Praktijkvoorbeelden

Een paar voorbeelden die laten zien hoe dit werkt:

• Een schooldirecteur met een View-rol die alleen het budget van de eigen school ziet
• Een projectmanager met een Planning-rol en een filter voor de projecten die hij/zij beheert
• Een bestuurslid dat enkel toegang heeft tot dashboards, waardoor PDF-rapporten overbodig zijn
• Een budgethouder in een theater die forecastdata mag aanpassen, maar alleen voor geselecteerde kostenrekeningen
• Een restaurantmanager binnen een keten die uitsluitend de verkoop- en loonkostenrapporten van de eigen vestiging ziet
• Sommige gebruikers krijgen een vereenvoudigde rol met alleen essentiële rapporten en modellen, waardoor hun omgeving overzichtelijk blijft

Conclusie

Role-Based Access Control in XLReporting draait niet alleen om het beperken van toegang. Het gaat erom teams precies te geven wat ze nodig hebben, niet meer en niet minder. Zo houd je de controle, verklein je risico’s en behoud je een helder en efficiënt rapportageproces.

XLReporting is gebouwd voor organisaties die eenvoud, controle en schaalbaarheid waarderen. Het platform is uniek doordat het volledig Nederlands van oorsprong is, ontwikkeld vanuit praktijkervaring in finance en IT. XLReporting biedt een geïntegreerde oplossing voor rapportage, budgettering, forecasting en consolidatie, zonder de complexiteit van traditionele enterpriseplatformen.

Koppel XLReporting eenvoudig met boekhoudsystemen zoals Exact, Twinfield, Visma, Xero of QuickBooks of een van de overige 40+ systemen. Zo werk je altijd met actuele cijfers.

Je kunt snel starten, stap voor stap uitbreiden en de configuratie zelf beheren. Daarnaast krijg je ondersteuning van een team dat finance begrijpt en met je meedenkt om het platform af te stemmen op jouw behoeften.

Wil je weten of XLReporting Lean CPM software geschikt is voor jouw organisatie? Neem contact met ons op, plan een gratis demo of lees verder op onze website.

Wil je weten hoe volwassen jouw organisatie al is in rapportage, budgettering en consolidatie? Doe de gratis Quick Scan en ontvang persoonlijke feedback met concrete verbeterpunten.

Terug naar de lijst

Recente blogs:

Is AI de toekomst van finance, of juist het einde van financiële tools?
Rolgebaseerde toegangscontrole in XLReporting
Hoe Future Proof zijn jouw financiën?
Focussen op cijfers én strategie? Dan ben je toe aan CPM software
Interview met de COO

Populaire blogs:

Forecasting is geen Gelukskoekje
Een Excel-sheet van $28 miljard: Waarom finance betere tools nodig heeft
Verbeter je Rapportage, Begroting en Analyse in 5 stappen
Ontdek de Kracht van Dimensies in je Rapportages
Bouw de Juiste Budgetstructuur voor je Bedrijf

Meer over Rapporteren:

Is AI de toekomst van finance, of juist het einde van financiële tools?
Rolgebaseerde toegangscontrole in XLReporting
Hoe Future Proof zijn jouw financiën?
Focussen op cijfers én strategie? Dan ben je toe aan CPM software
Interview met de COO

Meer van Johan Smith:

Rolgebaseerde toegangscontrole in XLReporting
Interview met de oprichter
Inkomen forecasten in de Gezondheidszorg
Inkomsten forecasten voor Non-Profit
De 5 grootste valkuilen in begroten

Terug naar de lijst