Edgar de Wit
ESG-reporting vraagt om data over CO₂-uitstoot en energieverbruik, maar ook over medewerkers, leveranciers en governance. Een deel van die informatie is vaak al beschikbaar. In de financiële administratie, het HR-systeem, operationele systemen, databases of Excel.
De vraag is vooral hoe je daar een consistente rapportage van maakt.
Welke ESG-KPI's wil je volgen? Hoe definieer en bereken je die? Waar komt de data vandaan? En wil je alleen op groepsniveau rapporteren, of ook per bedrijf, land, locatie of kostenplaats?
Met het ESG-template van XLReporting kun je hiervoor een structuur opzetten. Je definieert KPI's, brengt gegevens uit verschillende bronnen bij elkaar en gebruikt deze voor dashboards en rapportages. Financiële en niet-financiële informatie kunnen daarbij naast elkaar worden gebruikt.
Zo kan ESG onderdeel worden van de bestaande management reporting, in plaats van een apart rapportageproces.
ESG staat voor Environmental, Social & Governance. ESG-reporting gaat over het meten en rapporteren van niet-financiële prestaties op deze drie gebieden.
Environmental gaat bijvoorbeeld over CO₂-uitstoot, energieverbruik, hernieuwbare energie, water en afval.
Social omvat onderwerpen zoals FTE, diversiteit, personeelsverloop, ziekteverzuim en training.
Governance gaat onder andere over compliance, samenstelling van bestuur en toezicht, datalekken en leveranciersscreening.
Veel van deze gegevens worden binnen organisaties al geregistreerd. ESG-reporting brengt er structuur in: wat meten we, hoe definiëren we het en hoe rapporteren we er periodiek over?
Daarmee wordt ESG-data ook bruikbaar als managementinformatie.
Er is niet één ESG-framework dat voor iedere organisatie geldt. Welke richtlijn relevant is, hangt onder andere af van de omvang van de organisatie, het land waarin je actief bent, rapportageverplichtingen en de informatiebehoefte van klanten, investeerders en andere stakeholders.
Voor organisaties in Nederland en het Verenigd Koninkrijk kom je onder andere de volgende frameworks en standaarden tegen:
Bepaal eerst welke richtlijn voor je organisatie van toepassing of relevant is voordat je KPI's en rapportages gaat inrichten. Dat is bij uitstek een onderwerp waarbij ESG-consultants en accountants kunnen ondersteunen. Zij kennen de frameworks en kunnen deze vertalen naar de situatie van een organisatie: wat moet of wil je rapporteren, welke KPI's horen daarbij en welke gegevens heb je daarvoor nodig?
Daarna wordt het vooral een datavraagstuk. Waar staat de informatie en hoe krijg je deze bij elkaar?
Daar komt XLReporting in beeld. De consultant of accountant brengt de ESG-kennis en begeleidt de implementatie. XLReporting biedt de tooling om data uit verschillende bronnen te verzamelen, te structureren en te combineren en de rapportages op te zetten.
XLReporting wordt gebruikt voor financiële rapportages, begrotingen en consolidatie, maar is niet beperkt tot financiële data.
Ook niet-financiële gegevens kunnen worden geïmporteerd, vastgelegd, berekend en gerapporteerd. Denk aan FTE, ziekteverzuim, energieverbruik, CO₂-uitstoot, afval of andere operationele KPI's.
Daardoor kun je financiële en ESG-data binnen dezelfde rapportageomgeving gebruiken.
Financial data + Non-financial data → XLReporting → Financial + ESG Reporting
Ook de dimensies die je voor management reporting gebruikt, kunnen relevant zijn voor ESG.
Company → Department → Period → Actual / Budget / Forecast
Daarmee kun je bijvoorbeeld rapporteren over:
ESG staat daarmee niet los van performance management. Dezelfde omgeving waarin je financiële resultaten analyseert, kan ook worden gebruikt om niet-financiële prestaties te volgen.
Losse ESG-data is nog geen bruikbare rapportage. Eerst moet duidelijk zijn welke indicatoren je wilt volgen, hoe je ze meet en wat ze precies betekenen.
Het ESG-template bevat hiervoor een ESG KPI Library.
De KPI's kunnen worden ingedeeld naar Environmental, Social en Governance.
Environmental
Social
Governance
Achter iedere KPI zit een definitie. CO₂ Scope 1 gaat bijvoorbeeld over directe broeikasgasemissies uit bronnen die een organisatie bezit of beheerst. Employee Turnover laat zien welk percentage medewerkers gedurende een bepaalde periode de organisatie verlaat. Supplier ESG Screening kan aangeven welk percentage van de relevante leveranciers op afgesproken ESG-criteria is beoordeeld.
Het doel is niet om zoveel mogelijk KPI's te verzamelen. Kies de indicatoren die passen bij het gekozen framework en de informatiebehoefte van de organisatie.
Welke ESG-KPI's relevant zijn, verschilt per organisatie. Daarom kun je de KPI Library zelf onderhouden.
Per KPI leg je bijvoorbeeld vast:
Neem Employee Turnover als voorbeeld.
Description
Percentage of employees who leave the organization during a
reporting period.
Calculation
Employees leaving / Average employees × 100
Direction
Lower is better
Target
< 10%
Zo ligt niet alleen de KPI vast, maar ook de definitie erachter. Dat is belangrijk als verschillende afdelingen, bedrijven of mensen gegevens aanleveren. Je wilt voorkomen dat dezelfde KPI op verschillende manieren wordt berekend.
Voor consultants en accountants is de KPI Library ook een praktisch onderdeel van een implementatie. Hier komt de kennis van het ESG-framework samen met de inrichting van de rapportage.
De benodigde gegevens zullen zelden allemaal uit één systeem komen. Binnen XLReporting kun je verschillende manieren van dataverzameling naast elkaar gebruiken.
Het ESG-template geeft een basisstructuur voor de KPI's, data en rapportage.
ESG Template → Data → KPI Library → Dashboard
De template is een startpunt. Je past deze vervolgens aan de KPI's en rapportagebehoefte van de organisatie aan.
Kijk vervolgens naar de informatie die al beschikbaar is.
Financiële en niet-financiële gegevens uit deze bronnen kunnen in XLReporting worden samengebracht. Je hoeft voor ESG dus niet automatisch nieuwe bronsystemen te introduceren.
Niet iedere KPI staat kant-en-klaar in een bronsysteem.
CO₂-uitstoot kan bijvoorbeeld worden berekend op basis van verbruik en een emissiefactor.
CO₂ emissions = Fuel consumption × Emission factor
Ook financiële en niet-financiële gegevens kunnen in een berekening samenkomen.
CO₂ intensity = CO₂ emissions / Revenue
of
Revenue per FTE = Revenue / Average FTE
Juist dit soort combinaties maakt ESG-data ook interessant voor interne sturing.
Een automatische koppeling is niet altijd nodig. Sommige ESG-data komt maar één keer per maand, kwartaal of jaar beschikbaar. Andere informatie wordt lokaal verzameld.
Via een data entry model kunnen deze gegevens gestructureerd worden ingevoerd. Daarna zijn ze te combineren met geïmporteerde data en berekende KPI's.
Je kunt dus beginnen met handmatige invoer en later automatiseren waar dat zinvol is.
Als de KPI's zijn gedefinieerd en de data beschikbaar is, komt alles samen in het dashboard.
Een dashboard kan bijvoorbeeld de belangrijkste indicatoren voor Environmental, Social en Governance tonen:
Een actuele waarde krijgt meer betekenis als je deze vergelijkt met de vorige periode, een target en de ontwikkeling over tijd.
Current → Previous period → Target → Trend
Een geconsolideerd ESG-cijfer is nuttig, maar voor interne sturing wil je vaak verder kunnen kijken.
XLReporting kan ESG-data rapporteren op verschillende organisatieniveaus. Bijvoorbeeld:
Group → Company → Country → Cost center
Hoe ver je kunt inzoomen, hangt af van de beschikbare data.
Wordt energieverbruik per locatie geregistreerd, dan kun je het ook per locatie rapporteren. Is CO₂-data alleen voor het hele bedrijf beschikbaar, dan kun je deze niet zomaar uitsplitsen naar afzonderlijke kostenplaatsen.
Bedenk daarom bij de inrichting niet alleen welke KPI je nodig hebt, maar ook op welk niveau je deze wilt kunnen analyseren.
Gegevens van verschillende bedrijven of onderdelen kunnen andersom ook worden geconsolideerd. Zo kun je vanuit het groepsniveau verder inzoomen op een land, bedrijf, locatie of kostenplaats.
ESG hoeft niet automatisch te betekenen dat er een volledig nieuw informatiesysteem nodig is.
Een groot deel van de benodigde informatie zit vaak al in de financiële administratie, HR en payroll, spreadsheets, operationele systemen en databases.
Begin daarom met drie vragen: wat willen we rapporteren, welke data hebben we daarvoor nodig en waar staat die data nu?
Dat is ook een logische verdeling bij een implementatie met een ESG-consultant of accountant. Zij helpen bij het framework, de KPI's, definities en het proces. XLReporting kan vervolgens worden gebruikt voor het verzamelen en combineren van de data en het opzetten van de rapportages.
Voor consultancy- en accountantsorganisaties biedt dat bovendien de mogelijkheid om niet voor iedere klant opnieuw een reportingoplossing vanaf nul op te bouwen. Het ESG-template kan als basis worden gebruikt en per klant worden aangepast aan het framework, de KPI's, organisatiestructuur en beschikbare databronnen.
Maak het in het begin niet groter dan nodig.
Begin dus niet automatisch met de zoektocht naar een nieuw ESG-systeem. Kijk eerst welke data er al is en wat je daadwerkelijk wilt rapporteren.
XLReporting helpt vervolgens om die data samen te brengen en om te zetten in ESG-rapportages die aansluiten op je bestaande financiële en management reporting.
Wil je zien hoe je dit in XLReporting kunt opzetten? Book a demo.
Terug naar de lijstNeem contact op met één van onze Planning en Rapportage Experts.
Neem Contact OpXLReporting is een online oplossing waarmee je kan rapporteren, consolideren, begroten, en plannen zoals jij dat wilt.
© 2009-2026 XLReporting
® Alle rechten voorbehouden
Partners
Bedrijven
Onderwijs
Beveiliging
Koppelingen
Prijzen
