Inkomen forecasten voor Non-Profit

Johan Smith

Het voorspellen van inkomsten is al lastig genoeg in commerciële organisaties. Maar in de non-profitwereld is het nog een stuk ingewikkelder. Niet omdat goede doelen of stichtingen geen zorgvuldige plannen maken (integendeel), maar omdat hun inkomsten veel minder voorspelbaar zijn. Zeker als je kijkt naar de mix van overheidsbijdragen en fondsenwerving, en de uitdagingen van geoormerkte inkomsten.

Beide vormen zijn cruciaal voor het realiseren van impact, maar brengen heel verschillende niveaus van zekerheid en planbaarheid met zich mee. Laten we eens kijken waarom het zo moeilijk is om inkomsten te voorspellen in de non-profitsector, en wat je eraan kunt doen.

Overheidsfinanciering: voorspelbaar, maar met voorwaarden

Subsidies van de overheid of EU-programma's vormen vaak een groot deel van het budget van een non-profitorganisatie. In theorie zijn die inkomsten redelijk stabiel: ze worden vaak op jaarbasis toegekend, zijn vastgelegd in contracten en vooraf bevestigd.

Maar voorspelbaar betekent nog niet eenvoudig. Deze financiering is vaak:

• Strikt gebonden – gekoppeld aan activiteiten, rapportages en deadlines
• Vertraagd – onderhevig aan administratieve goedkeuring en betalingstrajecten
• Geoormerkt – je kunt het geld niet zomaar verschuiven naar andere projecten of kosten

Dus ook als een subsidie is goedgekeurd, blijven er vragen: Wanneer komt het geld binnen? Mogen we overschotten meenemen naar volgend jaar? Wat als activiteiten uitlopen? Al deze factoren beïnvloeden je kasstroom en vergen nauwe afstemming met projectteams.

Fondsenwerving: emotioneel en onzeker

In tegenstelling tot publieke financiering is geld uit fondsenwerving (zoals donateurs, evenementen of acties) vaak vrij besteedbaar. Dat is fijn, want je kunt het flexibel inzetten. Maar het is ook veel moeilijker te voorspellen.

Waarom? Omdat fondsenwerving sterk afhankelijk is van:

• Externe factoren – economische omstandigheden, nieuwsberichten, sentiment
• Timing – eindejaarscampagnes, evenementen, giften
• Emotie – het gedrag van donateurs is niet altijd rationeel of stabiel

Veel fondsenwervers baseren hun verwachtingen op eerdere jaren, aangevuld met nieuwe campagnes of trends. Maar het blijft deels nattevingerwerk. Een geannuleerd evenement, negatief nieuws of gewoon pech kan plotseling een gat in je inkomsten slaan.

Onzekere inkomsten begroten

En dan komt het: je moet toch een begroting maken. Je moet cijfers hangen aan inkomsten die misschien wel (of misschien niet) binnenkomen, terwijl je personeelsplanning, projecten en operationele kosten moet bepalen.

Sommige organisaties begroten alleen wat zeker is. Anderen nemen een risico en gaan uit van verwachte inkomsten. Beide strategieën hebben voor- en nadelen: voorzichtigheid beperkt je slagkracht, terwijl optimisme tot bijsturen kan leiden.

Impact van Geoormerkte Inkomsten

Geoormerkte financiering betekent dat je donaties of subsidies alleen mag gebruiken voor een vooraf bepaald doel. Dat is logisch (en soms noodzakelijk) maar maakt het budgetteren en administreren extra complex. Je moet nauwkeurig bijhouden hoe dit geld wordt besteed, aparte rapportages maken en kosten goed toewijzen. Dat vraagt om aparte grootboekrekeningen, meer gedetailleerde administratie en verhoogt de kans op fouten als je het niet goed beheert.

Hoe kun je beter voorspellen?

Er is geen wondermiddel dat alles 100% voorspelbaar maakt, maar je kunt wel slimmer plannen:

• Segmenteer je inkomsten – maak onderscheid naar bron, type donateur, project en voorwaarden
• Werk met waarschijnlijkheden – geef elk inkomensitem een kanspercentage
• Werk met actuele gegevens – update je prognoses regelmatig
• Gebruik scenario's – maak modellen voor best case, realistisch en worst case
• Leg je aannames vast – documenteer waarom je iets verwacht

Met tools zoals XLReporting kun je dit gestructureerd doen. Je bouwt een flexibel model dat met je meebeweegt, gebaseerd op activiteiten, in plaats van rigide spreadsheets.

Conclusie

Non-profitorganisaties hebben geen garantie op inkomsten. Elke euro moet slim worden ingezet én verantwoord. Daarom is betrouwbare prognose cruciaal, voor financiële stabiliteit, verantwoording en het behalen van impact.

Het zal nooit eenvoudig zijn. Maar met de juiste mindset en tooling wordt het wel veel effectiever.

Wil je weten hoe XLReporting je kan helpen? Vraag vandaag nog een demo aan! Klik hier