Maandafsluiting automatiseren in slechts 3 dagen

Edgar de Wit

De maandafsluiting kost vaak veel tijd omdat het proces is opgebouwd uit repetitieve, handmatige stappen die zich opstapelen naarmate organisaties groeien. Dit geldt met name voor accountantskantoren met meerdere klanten of zorgorganisaties die werken met meerdere entiteiten, locaties en kostencentra. Het goede nieuws: sneller afsluiten vraagt vooral om het wegnemen van handmatig werk dat nooit bedoeld was om te schalen.

Waarom duurt de maandafsluiting langer dan verwacht

De meeste boekhoudsystemen zijn ontworpen om financiële rapportages per juridische entiteit te produceren. Dat werkt prima voor wettelijke rapportages, maar controllers en finance-teams hebben meestal iets anders nodig: managementstructuren, geconsolideerde overzichten en consistente KPI’s over entiteiten heen. Die vertaalslag gebeurt meestal buiten het boekhoudsysteem. En daar verdwijnt de tijd.

Een typische afsluiting bestaat nog steeds uit:

1. Het exporteren van proef- en saldibalansen uit meerdere systemen
2. Het kopiëren van data naar spreadsheets
3. Het mappen van rekeningen naar rapportage structuren
4. Het reconciliëren van wijzigingen en correcties
5. Het elke maand opnieuw herhalen van dezelfde stappen

Los gezien lijken deze taken beheersbaar. Samen vormen ze een workflow die traag, foutgevoelig en lastig te controleren is. Hoe meer entiteiten, hoe meer Excel-bestanden ontstaan en hoe moeilijker het wordt om overzicht te houden over versies, aanpassingen en onderlinge afhankelijkheden. Het resultaat is een afsluitproces dat zich uitstrekt over vele dagen omdat de workflow te gefragmenteerd is. We gingen hier dieper op in in onze blog Excel Chaos edition.

Excel is niet het probleem, de workflow wel

Excel is nog steeds één van de krachtigste tools in finance. Het probleem ontstaat wanneer Excel de ruggengraat wordt van de maandafsluiting. Controllers besteden dan meer tijd aan bestandsbeheer dan aan analyse. Naarmate rapportages complexer worden, wordt het proces moeilijker te onderhouden en nog moeilijker te versnellen.

Wanneer data verspreid staat over tientallen bestanden:

1. Wordt reconciliatie handmatig
2. Zijn fouten lastiger te signaleren
3. Neemt audittrail en controleerbaarheid af
4. Leidt elke correctie tot (deels) opnieuw opbouwen

Workflow-automatisering is het kantelpunt

Automatisering van de maandafsluiting pakt het probleem bij de kern aan: de workflow. In plaats van elke afsluiting te behandelen als een nieuwe cyclus van exports, kopieën en reconciliaties, ontstaat er een gestructureerd proces waarin data consistent van bronsystemen naar één centrale rapportage omgeving stroomt. Betrouwbaarheid en herhaalbaarheid staan centraal. Snelheid is het resultaat.

Geautomatiseerde data-import

Directe integraties met boekhoudsystemen zoals Xero, QuickBooks Online of Twinfield maken handmatige exports overbodig. Proef- en saldibalansen worden automatisch geïmporteerd in één centrale dataset, zonder downloaden of kopiëren.

Gecontroleerde API-toegang

Read-only API-koppelingen waarborgen de datakwaliteit en nemen tegelijkertijd de noodzaak weg voor herhaald inloggen of handmatig ophalen van gegevens. Finance-teams houden controle over wanneer data wordt geïmporteerd, zonder operationele frictie.

Eenmalige mapping

Grootboekschema’s en entiteitsstructuren worden één keer geïmporteerd en gemapt naar een consistente rapportage hiërarchie. Deze mapping wordt elke periode hergebruikt, wat reconciliatiewerk drastisch vermindert en terugkerende mapping fouten elimineert.

Geen handmatige bestandsverwerking meer

Met gecentraliseerde data is het niet langer nodig om spreadsheets te kopiëren, hernoemen of opnieuw op te bouwen. Rapportages verwijzen naar één consistente dataset in plaats van meerdere versies verspreid over mappen.

Handmatig herimporteren wanneer nodig

Wanneer correcties worden geboekt of een periode definitief wordt gemaakt, kan een controller eenvoudig een herimport starten zonder rapportages opnieuw op te bouwen. De workflow blijft intact, zelfs wanneer de data wijzigt.

Automatische rapportage verversing en consolidatie

Zodra data is bijgewerkt, verversen rapportages en consolidaties automatisch. Doordat de onderliggende structuren consistent zijn, verloopt consolidatie sneller en betrouwbaarder, ook in omgevingen met meerdere entiteiten.

Waarom afsluiten in drie dagen realistisch wordt

Afsluiten in slechts enkele dagen is haalbaar wanneer je stappen verwijdert die geen analytische waarde toevoegen. Door exports, mappings en reconciliaties te automatiseren, besteden finance-teams minder tijd aan datavoorbereiding en meer tijd aan review.

Sneller afsluiten begint met betere workflows

Automatisering van de maandafsluiting vervangt geen professioneel oordeel. Het neemt de frictie weg tussen finance-teams en de inzichten die zij moeten leveren. Met een schone workflow en consistente data wordt een snellere en betrouwbaardere afsluiting haalbaar onder realistische omstandigheden. Niet omdat het werk wordt afgeraffeld, maar omdat onnodige handmatige stappen geen onderdeel meer zijn van het proces.

Benieuwd hoe dit er in de praktijk uitziet? Start een demo en ontdek hoe workflow-automatisering zorgt voor snellere en betrouwbaardere maandafsluitingen.