Vragen van bedrijven met complexe consolidatie

Edgar de Wit

Tijdens productdemo’s spreken we vaak financieel professionals die werken binnen complexe groepsstructuren. Een fictief maar representatief voorbeeld: een bedrijf met tien entiteiten, gestructureerd als één moederbedrijf met twee directe dochterondernemingen, waarvan één weer acht andere entiteiten bezit. Ze werken met meerdere valuta’s en willen hun data en begrotingsprocessen binnen de hele groep consolideren.

In deze blog lopen we door de meest voorkomende vragen die we tijdens zulke sessies krijgen, en onze antwoorden daarop.

V: Kan XLReporting omgaan met meerlagige groepsstructuren zoals de onze?

A: Ja. XLReporting is gebouwd om consolidatie te ondersteunen over complexe eigendomsstructuren heen. Je kunt ouder-kindrelaties definiëren op meerdere niveaus, inclusief situaties waarin een moederbedrijf ook een dochteronderneming van een andere entiteit is. In de applicatie geef je per bedrijf aan of het een moederbedrijf is of niet, en kun je aparte ‘consolidatiebedrijven’ aanmaken om eigendomslagen te definiëren.

Dit geeft je volledige flexibiliteit om een groepsstructuur te bouwen die de realiteit weerspiegelt, met automatische logica die op elk niveau consolideert.

V: Wij rapporteren in verschillende valuta’s. Kunnen we dit consolideren in één groepsvaluta?

A: Absoluut. Je kent een valuta toe aan elke entiteit en definieert maandelijkse wisselkoersen. Deze koersen worden toegepast tijdens het importproces, zodat alle waarden al naar de rapportagevaluta zijn omgerekend op het moment van consolidatie. Rapportages kunnen worden bekeken in de groepsvaluta, terwijl de lokale valuta beschikbaar blijft voor referentie.

V: Hoe zit het met eliminaties? We hebben intercompanytransacties die moeten worden uitgesloten.

A: In XLReporting geef je direct in het rekeningschema aan welke rekeningen intercompany zijn. Tijdens de consolidatiestap elimineert het platform automatisch de saldi van deze rekeningen.

Dit proces biedt een helder overzicht met:

• De proefbalans vóór consolidatie
• Automatisch gegenereerde eliminatieboekingen

Je kunt deze automatische eliminaties aanpassen of overschrijven, met ruimte om wijzigingen te documenteren. Daarnaast kun je handmatige journaalposten toevoegen om groepsresultaten verder bij te stellen indien nodig. Alle eliminaties en correcties worden opgeslagen binnen de consolidatiestap, wat volledige traceerbaarheid garandeert.

Het is ook mogelijk om te elimineren op basis van interne vorderingen en schulden, zodat je intercompany data op groepsniveau op verschillende manieren kunt afstemmen.

V: Kunnen we begrotingen en forecasts maken op groepsniveau?

A: Ja. Elke entiteit kan zijn eigen begroting en forecast invoeren. Deze kunnen in real-time worden geconsolideerd, met dezelfde logica en valutaconversie als de actuele cijfers. Dit betekent dat je altijd een consistente en gestructureerde vergelijking hebt tussen forecast en actuals, ook over de hele groep heen.

V: We willen budgetteren op P&L-niveau. Is dat mogelijk?

A: Natuurlijk. Je kunt invoersjablonen definiëren voor P&L-budgettering op elk gewenst detailniveau – per grootboekrekening, afdeling, periode, enzovoort. We bieden verschillende online planners, zoals:

• Omzetplanner
• Personeelsplanner
• Uitgebreide P&L-planner

Dit zijn eenvoudige, begeleide invoermodellen die gebruikers direct in het platform kunnen gebruiken. Elk sjabloon kan worden afgestemd op de behoeften van specifieke business units, terwijl alle data automatisch worden samengevoegd in een centrale, geconsolideerde groepsforecast.

V: Kunnen alle gebruikers de volledige groepsdata zien?

A: Nee. Je kunt de zichtbaarheid beperken door rollen en filters toe te wijzen. Een gebruiker binnen één entiteit ziet mogelijk alleen zijn eigen gegevens, terwijl de groepsfinanciën de volledige geconsolideerde weergave kunnen zien. Role-Based Access Control houdt je structuur veilig en overzichtelijk.

V: We gebruiken verschillende boekhoudsystemen per entiteit. Kunnen we XLReporting dan nog gebruiken?

A: Ja. XLReporting integreert met verschillende boekhoudsystemen zoals QuickBooks Online, Exact Online, Twinfield en Xero. Deze integraties maken het mogelijk om gegevens uit elk systeem te importeren en automatisch samen te voegen tot één geconsolideerd overzicht.

De data wordt tijdens de import gestandaardiseerd en gemapt, zodat ze direct bruikbaar is voor rapportage en consolidatie. Er zijn geen handmatige aanpassingen nodig.

Conclusie

Elke demo is uniek, maar dit soort vragen komen vaak terug – vooral bij groeiende organisaties met groepsstructuren, multi-valutabehoeften en planningsambities. XLReporting is ontworpen voor precies deze situaties: gestructureerd, schaalbaar, en gemaakt voor financials die controle willen zonder complexiteit.