Exact Online + Lean CPM: realtime rapportage zonder exportbestanden

Edgar de Wit

Werken met meerdere Exact Online-administraties is bekend terrein voor veel accountantskantoren en financiële teams in het mkb. Naarmate organisaties groeien, neemt ook de behoefte aan geconsolideerd inzicht toe. Verschillende entiteiten, meerdere valuta’s, intercompany-transacties en groepsstructuren komen allemaal samen in de maandafsluiting en managementrapportage.

De consolidatie zelf is zelden het probleem. De uitdaging zit meestal in de uitvoering. Elke periode worden proefbalansen geëxporteerd, spreadsheets beheerd en wordt logica opnieuw opgebouwd. Dat leidt tot vertragingen en verhoogt het risico op fouten. Rapportage wordt afhankelijk van bestandsversies in plaats van één centrale, betrouwbare dataset.

Wanneer exporten de controle beginnen te beperken

Exact Online is ontworpen voor financiële rapportage per rechtspersoon. Geconsolideerde en managementweergaven vallen daarbuiten. Om dit gat te overbruggen worden gegevens vaak geëxporteerd naar spreadsheets, waar valutaconversie, intercompany-eliminaties en groepsstructuren handmatig worden verwerkt.

Zodra data het bronsysteem verlaat, verdwijnt realtime inzicht. Elke correctie vraagt om een nieuwe export. Elke structurele wijziging introduceert extra handmatige stappen. Wanneer berekeningen verspreid zijn over meerdere bestanden, verlopen controles trager en hangt consistentie af van zorgvuldige afstemming in plaats van van een robuust procesontwerp.

Naarmate de complexiteit van consolidatie toeneemt, wordt deze werkwijze steeds moeilijker vol te houden.

Lean CPM als volgende stap

Lean CPM-platforms zijn bedoeld voor organisaties die consolidatie en rapportage onder controle willen brengen zonder extra complexiteit toe te voegen. De focus ligt op gestructureerde workflows, transparante logica en herhaalbare processen die beheersbaar blijven, met name voor accountantskantoren en mkb-omgevingen.

In een Lean CPM-opzet wordt consolidatie geen los project meer, maar een goed gedefinieerde en soepel lopende workflow.

Hoe consolidatie werkt met Exact Online en XLReporting

XLReporting maakt rechtstreeks verbinding met meerdere Exact Online-administraties en importeert automatisch de actuele cijfers. Data wordt vernieuwd wanneer een periode gereed is of wanneer correcties worden geboekt, zonder dat rapporten opnieuw hoeven te worden opgebouwd of logica opnieuw hoeft te worden toegepast.

Valutaconversie wordt consistent toegepast binnen de groep. Balansrekeningen worden omgerekend tegen slotkoersen, terwijl winst- en verliesrekeningen gemiddelde koersen gebruiken. Deze regels worden eenmalig ingericht en vervolgens automatisch toegepast tijdens elke consolidatiecyclus.

Intercompany-eliminaties worden verwerkt via consolidatiejournals waarin balansgegevens en onderlinge transacties samenkomen. Organisaties hanteren hierbij verschillende structuren. Sommige gebruiken specifieke intercompany-rekeningen, andere werken met interne debiteuren en crediteuren. Deze logica wordt tijdens een begeleide inrichting vastgelegd en elke periode hergebruikt.

De automatische eliminatieboekingen verschijnen in het consolidatiejournaal. Controllers kunnen deze controleren, aanpassen en goedkeuren voordat ze worden verwerkt. Zo blijft de controle stevig, terwijl repetitief handmatig werk verdwijnt.

Bekijk een voorbeeld van het consolidatiejournaal

Consolidatie van meerdere groepen, stapsgewijs afgehandeld

Groepsstructuren zijn zelden plat. Denk aan een holding met meerdere bedrijven, waarbij één entiteit fungeert als subholding met eigen dochtermaatschappijen. Consolidatie volgt dan een bottom-up structuur.

Lagere groepsniveaus worden eerst geconsolideerd. De geconsolideerde proefbalansen rollen vervolgens automatisch door naar het hogere niveau. XLReporting beheert deze hiërarchie zonder extra exports of tussenliggende spreadsheets. Elke consolidatielaag bouwt voort op dezelfde onderliggende data en logica.

Waar van toepassing worden valuta omrekeningsverschillen (Currency Translation Adjustments) berekend na de consolidatieboekingen. Verschillen die ontstaan door het gebruik van verschillende wisselkoersen voor balans en winst- en verliesrekening worden geboekt op een aparte rekening. Zo blijven omrekeningseffecten zichtbaar en volledig traceerbaar.

Van consolidatie-inspanning naar rapportagestroom

Met een Lean CPM-aanpak verandert Exact Online-consolidatie in een gecontroleerde en transparante workflow. Data blijft verbonden met de bron, logica wordt consistent toegepast en rapportages worden automatisch bijgewerkt zodra perioden worden vernieuwd.

Het resultaat is een consolidatieproces dat realtime rapportage ondersteunt en herhaalbaar blijft, ook wanneer organisatiestructuren veranderen. Voor organisaties die meerdere Exact Online-administraties beheren, biedt deze aanpak overzicht en betrouwbaarheid zonder extra operationele overhead.

Klaar om te zien hoe dit in de praktijk werkt? Boek een kennismakingsgesprek en ontdek hoe Lean CPM realtime consolidatie en rapportage samenbrengt.