Als Controle een Beperking Wordt

Johan Smith

---

In veel organisaties ligt het opstellen van forecasts grotendeels in handen van één persoon, vaak de CFO of FP&A-manager. Die persoon heeft meestal jarenlang gewerkt aan een geavanceerd Excel-model dat de financiële kern van het bedrijf weerspiegelt. Het model is slim, complex en vertrouwd. Het vertegenwoordigt een flinke persoonlijke investering. En “het werkt”, want de cijfers komen elke maand op tafel.

Maar als “controle” verandert in een gecentraliseerde bron van kennis en macht, en vertrouwdheid omslaat in kwetsbaarheid, dan is het tijd voor een heroverweging.

Want hoe krachtig Excel ook is, het is niet schaalbaar. Wat voelt als controle, kan al snel een rem worden, voor de CFO, voor de organisatie als geheel, en voor het toezicht door de directie en Raad van Bestuur.

Waarom? Laten we dat uitleggen.

De risico's van een persoonlijk bolwerk

Het is niet ongewoon dat finance professionals hun eigen forecast systemen bouwen in Excel. Ze hebben zo volledige vrijheid over formules, logica en structuren. Maar dat leidt vaak tot:

• Ondoorzichtigheid: Niemand anders weet precies hoe de cijfers tot stand komen.
• Beperkte betrokkenheid: Budgethouders krijgen slechts een getal doorgegeven, met weinig tot geen context.
• Handmatig werk: Data wordt telkens opnieuw geëxporteerd, bewerkt, gekopieerd en ingevoerd.
• Kwetsbaarheid: De logica zit in het hoofd van één persoon, niet in het systeem.

Dat is niet schaalbaar. En zeker niet toekomstbestendig.

Er ontstaat een single point of failure. Als die ene persoon uitvalt of vertrekt, verdwijnt een groot deel van het proces en de kennis mee de deur uit.

“Het werkt” is geen strategie

Een veelgehoorde reden om niets te veranderen is: “Maar het werkt toch?”

Misschien. Maar alleen INDIEN:

• Er geen last-minute wijzigingen zijn
• Er geen fouten zitten in gekoppelde cellen of formules
• Er geen onverwachte vragen van het bestuur komen
• De organisatie voorspelbaar en stabiel blijft

Dat zijn veel mitsen en maren. En in de realiteit van vandaag verandert alles voortdurend. Je hebt een systeem nodig dat juist dan meebeweegt en betrouwbaar blijft.

Meer verantwoordelijkheid is geen bedreiging, maar juist een strategie

In Excel-gedreven omgevingen is de forecast vaak het domein van één persoon. Budgethouders hebben weinig zeggenschap. Ze krijgen cijfers opgedragen die ze moeten realiseren. Dat lijkt efficiënt, maar leidt tot miscommunicatie en gebrek aan betrokkenheid.

We horen vaak het excuus dat budgethouders “geen tijd” of “onvoldoende kennis” hebben om zelf te begroten. Maar hoe kan iemand verantwoordelijk zijn voor een activiteit, zonder de kennis en middelen om die te plannen? Dan zit er fundamenteel iets scheef.

Moderne tools zoals XLReporting keren dat proces om. Ze versterken de rol van CFO én budgethouders, en bieden:

• Activity-based forecasting: Wat gaan we doen? Wanneer? Waarom? Wat kost het en wat levert het op?
• Eigenaarschap: Gebruikers voeren hun eigen cijfers in binnen een gecontroleerde omgeving.
• Transparantie: Data is gestructureerd, traceerbaar en actueel.
• Audittrail: Elke wijziging wordt gelogd en is zichtbaar.
• Schaalbaarheid: Forecasts groeien mee met de organisatie, niet met één persoon.

De CFO verschuift van uitvoerder naar regisseur, die scenario's begeleidt, teams afstemt en richting geeft.

Overweging voor de Raad van Bestuur

De raad is verantwoordelijk voor governance, toezicht en strategische richting. Een Excel-gestuurd forecastproces in handen van één persoon brengt risico's voor alle drie:

• Governance: Geen transparantie over de berekeningen.
• Toezicht: Geen toegang tot alternatieve scenario's of details.
• Duurzaamheid: Afhankelijkheid van individuele kennis in plaats van gedeelde processen.

Modern rapporteren draait niet om mooie dashboards. Het draait om betrouwbaarheid, controle en samenwerking. Het stelt de CFO én andere stakeholders in staat om op dezelfde cijfers te vertrouwen.

Vooruitkijken en vooruitbouwen

Niemand betwijfelt de kennis en toewijding van de CFO. Zijn of haar Excel-modellen zijn het resultaat van jarenlange ervaring. Maar juist daarom zijn ze moeilijk los te laten.

Toch kan vasthouden aan verouderde tools, hoe krachtig dan ook, de groei juist afremmen.

Je bouwt geen veerkracht door te blijven bij het vertrouwde. Je bouwt het door systemen te creëren die verder gaan dan de mensen die ze hebben gemaakt.

En dat is precies wat XLReporting biedt: het borgen van kennis, het transparant maken van processen en het bouwen aan een toekomstbestendig fundament.

Het gaat niet om het vervangen van werk. Het gaat om het versterken ervan.

Wil je ontdekken wat XLReporting voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een demo aan! Klik hier

Terug naar de lijst

Recente blogs:

Inkomen forecasten in de Gezondheidszorg
Inkomsten forecasten voor Non-Profit
De 5 grootste valkuilen in begroten
Als jij het breekt, is het jouw probleem
Als Controle een Beperking Wordt

Populaire blogs:

Forecasting is geen Gelukskoekje
Een Excel-sheet van $28 miljard: Waarom finance betere tools nodig heeft
Verbeter je Rapportage, Begroting en Analyse in 5 stappen
Ontdek de Kracht van Dimensies in je Rapportages
Bouw de Juiste Budgetstructuur voor je Bedrijf

Meer over Rapporteren:

De 5 grootste valkuilen in begroten
Als jij het breekt, is het jouw probleem
Als Controle een Beperking Wordt
Correcties in Rapporten zijn geen Oplossing
Duurt je maandafsluiting langer dan een week?

Meer van Johan Smith:

Inkomen forecasten in de Gezondheidszorg
Inkomsten forecasten voor Non-Profit
De 5 grootste valkuilen in begroten
Als jij het breekt, is het jouw probleem
Als Controle een Beperking Wordt

Terug naar de lijst