Duurt je maandafsluiting langer dan een week?

Johan Smith

---

Een recent artikel van CFO.com bracht iets naar voren wat voor velen herkenbaar klinkt: 50% van de financiële teams doet er een week of langer over om de boeken te sluiten. En bijna 94% van hen doet dat nog steeds grotendeels in Excel. Die cijfers zeggen eigenlijk al genoeg.

De beroemde “3-daagse afsluiting” is in veel gevallen meer marketing dan dagelijkse praktijk. De oorzaak? Inefficiënties rondom Excel en gebrekkige datakwaliteit vertragen het proces aanzienlijk.

Excel is betrouwbaar, vertrouwd en flexibel. Maar het is ook één van de belangrijkste redenen waarom maandafsluitingen zoveel tijd kosten.

Laten we eerlijk zijn: je kunt een proces niet versnellen als je fundament wankel is. En hoe krachtig ze ook kunnen zijn, spreadsheets zijn berucht om hun kwetsbaarheid.

De maandafsluiting als doolhof

Een maandafsluiting zou eigenlijk een gestroomlijnd en voorspelbaar proces moeten zijn. Toch ziet het er bij veel teams nog altijd zo uit:

Het is handmatig, foutgevoelig, vermoeiend en langzaam. Maar erger nog: het geeft een vals gevoel van controle.

Finance professionals hebben vaak het idee dat ze grip hebben omdat ze zelf de formules hebben gebouwd. Maar precies daar zit het risico: de kennis zit opgesloten in die bestanden en fouten blijven onopgemerkt sluimeren onder de oppervlakte.

De paradox? Hoe langer je Excel blijft inzetten voor complexe processen, hoe meer je ze vertraagt.

Waarom Excel je vertraagt

Excel blinkt uit in snelle berekeningen, eenmalige analyses en flexibele rapportages. Maar het is niet ontworpen voor:

• Procesgedreven werk
• Gestructureerde samenwerking en goedkeuring
• Realtime integratie met databronnen
• Rechtenbeheer op basis van rollen
• Audit trails en logging
• Automatische consolidatie van meerdere entiteiten
• Transparantie van bron tot rapport

Excel gebruiken als fundament voor je maandafsluiting is alsof je een rijdende auto bij elkaar houdt met duct tape. Het gaat goed, totdat het fout gaat.

Het lijkt vaak makkelijker om “even snel iets in Excel te doen.” Maar dat korte termijn denken leidt tot vertraagde en onbetrouwbare processen. Je bespaart geen tijd, je herhaalt structureel dezelfde inefficiënties.

Verwijder de frictie

Als je de maandafsluiting echt wilt versnellen, gaat het niet om harder werken. Het gaat om elimineren van terugkerende knelpunten: de handmatige overdrachten, het kopiëren en plakken, versieverwarring en de logica die ergens diep in een cel verstopt zit.

Wat je nodig hebt, is een systeem dat wél voor dit doel gemaakt is. Eentje dat:

• Data automatisch importeert en controleert
• Consistente berekeningen hanteert in al je rapportages
• Workflows ondersteunt zoals jij die wilt werken
• Gebruikers toegang geeft tot alleen wat ze nodig hebben
• Elke waarde traceerbaar en uitlegbaar maakt

Oftewel: minder vertrouwen op Excel, meer op systemen die daarvoor gemaakt zijn.

Van kwetsbaar naar betrouwbaar

Het draait niet alleen om snelheid. Het gaat om betrouwbaarheid.

Spreadsheets zijn vaak onbedoelde saboteurs. Eén foutje in een formule, een verwijzing die stuk is, een overschreven waarde. Ze glippen er zo doorheen. Hoe complexer de bestanden, hoe lastiger ze te controleren zijn.

Vertrouwen in je cijfers krijg je door systemen die fouten aan het licht brengen, consistentie afdwingen, en samenwerking mogelijk maken zonder dat je data beschadigt.

Daarom helpen wij bij XLReporting finance teams om voorbij Excel te denken, niet om flexibiliteit te verliezen, maar om kwetsbaarheid te vervangen door structuur. Wij bieden een platform dat rapporteren, begroten en afsluiten transparant én betrouwbaar maakt.

Tot slot

Excel heeft je ver gebracht. Maar het is niet het gereedschap dat je verder gaat brengen.

Zolang je blijft knippen en plakken uit exports, met fragiele workbooks werkt, en je afvraagt welk bestand nu het juiste is, zal je maandafsluiting te lang duren en teveel kopzorgen opleveren.

Wil je sneller en met meer zekerheid afsluiten? Dan is dit hét moment om je Excel-afhankelijkheid te verminderen.

Je hoeft Excel niet de deur uit te doen. Gebruik het waarvoor het geschikt is. Maar stop met doen alsof het nog steeds het beste hulpmiddel is voor elk proces.

Benieuwd hoe XLReporting jouw organisatie kan helpen? Vraag vandaag nog een demo aan! Klik hier

Terug naar de lijst

Recente blogs:

Inkomen forecasten in de Gezondheidszorg
Inkomsten forecasten voor Non-Profit
De 5 grootste valkuilen in begroten
Als jij het breekt, is het jouw probleem
Als Controle een Beperking Wordt

Populaire blogs:

Forecasting is geen Gelukskoekje
Een Excel-sheet van $28 miljard: Waarom finance betere tools nodig heeft
Verbeter je Rapportage, Begroting en Analyse in 5 stappen
Ontdek de Kracht van Dimensies in je Rapportages
Bouw de Juiste Budgetstructuur voor je Bedrijf

Meer over Rapporteren:

De 5 grootste valkuilen in begroten
Als jij het breekt, is het jouw probleem
Als Controle een Beperking Wordt
Correcties in Rapporten zijn geen Oplossing
Duurt je maandafsluiting langer dan een week?

Meer van Johan Smith:

Inkomen forecasten in de Gezondheidszorg
Inkomsten forecasten voor Non-Profit
De 5 grootste valkuilen in begroten
Als jij het breekt, is het jouw probleem
Als Controle een Beperking Wordt

Terug naar de lijst