De 5 grootste valkuilen in begroten

Johan Smith

Begroten is een essentieel onderdeel van iedere organisatie, maar laten we eerlijk zijn: het is zelden een vlekkeloos proces. Het kost veel tijd, geeft vaak stress, en voelt meestal al verouderd zodra het afgerond is.

Hoe dat komt? De meeste begrotingen zijn nog steeds gebaseerd op oude gewoontes, kwetsbare tools en een sterk top-down benadering. Maar dat hoeft helemaal niet zo te zijn.

Dit zijn de 5 meest voorkomende problemen die we dagelijks tegenkomen rondom begroten, en nog belangrijker: ons advies voor hoe je ze kunt oplossen.

1. Te veel top-down

In veel organisaties wordt de begroting opgesteld door het finance-team of het management, zonder actieve betrokkenheid van de budgethouders. Zij krijgen gewoon een getal dat ze moeten halen, zonder inspraak, betrokkenheid, of uitleg.

Maar dat is geen begroting. Dat is gokken en gissen. En het leidt tot miscommunicatie, frustratie en gebrek aan eigenaarschap.

De oplossing: Ga werken met een bottom-up en activiteit-gestuurde aanpak. Laat de mensen die het werk uitvoeren ook meedenken over wat ze gaan doen, hoeveel dat kost, en welk resultaat dat moet opleveren. Zo krijg je realistischere cijfers én meer betrokkenheid.

2. Alles gebeurt in Excel

Excel is krachtig, bekend, en flexibel. Maar het is ook kwetsbaar. Werken met spreadsheets betekent eindeloos versiebeheer, handmatig samenvoegen van data, foutgevoelige formules, en veel nachten doorwerken vlak voor de deadline.

Één foutieve cel of kapotte koppeling kan je hele planning onderuit halen, en meestal ontdek je dat pas als het te laat is.

De oplossing: Gebruik systemen die speciaal zijn ontwikkeld voor gestructureerde input, samenwerking en automatische consolidatie. Met XLReporting werk je in één beveiligde omgeving, met rolgebaseerde rechten, en worden alle gegevens automatisch samengevoegd. Geen gedoe meer met losse bestanden of onduidelijke versies.

3. Geen link met de realiteit

Veel begrotingen zijn nog steeds gebaseerd op “vorig jaar plus een paar procent”. Er is geen verbinding met echte activiteiten, onderliggende aannames, of actuele marktomstandigheden. Het lijkt een plan, maar in werkelijkheid is het een spreadsheet met een jasje aan.

De oplossing: Laat je begroting sturen door activiteiten, drivers en actuele data. Een salesbegroting gebaseerd op conversieratio's en marketingplannen is veel krachtiger dan een puur historische benadering. Goede begrotingen zijn gebaseerd op realistische aannames.

4. Een eenmalige exercitie

Veel organisaties behandelen begroten als een jaarlijks ritueel. Drie maanden stress, alles in elkaar puzzelen .. en dan wordt het opgeborgen. Maar de wereld verandert. Markten bewegen. Mensen vertrekken. Plannen wijzigen.

Een statische begroting is dan al snel achterhaald.

De oplossing: Introduceer rolling forecasts en scenarioanalyse. Zorg dat je vooruit kunt blijven kijken, en bij kunt sturen als dat nodig is. Een begroting moet een levend document zijn, geen papieren tijger.

5. Te veel tijd kwijt

Tegen de tijd dat de begroting eindelijk af is, zijn mensen uitgeput. Uren zijn besteed aan spreadsheets opmaken, gegevens verzamelen, foutjes zoeken, versies vergelijken, formules corrigeren .. En ondertussen blijft ander belangrijk werk liggen.

De oplossing: Automatiseer waar dat kan. Zoals gegevensimport, validatie, consolidatie en delen van je forecasting-logica. Geef je team de ruimte om zich weer te focussen op analyse en strategie in plaats van Excel-acrobatiek.

Tot slot

Begroten zal nooit ieders favoriete taak zijn, maar het hoeft ook geen frustrerende bezigheid te zijn.

Wat valt op bij al deze vijf punten? De oorzaak ligt meestal niet in de begroting zelf, maar in de werkwijze: met verouderde tools, losgekoppelde aannames en te veel centralisatie.

Bij XLReporting geloven we dat begroten samenwerkend, realistisch, transparant en schaalbaar moet zijn. En wanneer dat goed gebeurt, verandert het van een last in een kracht.

Wil je ontdekken hoe XLReporting jouw organisatie kan helpen? Vraag vandaag nog een demo aan! Klik hier