Het Probleem is niet Excel, maar hoe het wordt gebruikt

Johan Smith

Laten we één ding meteen duidelijk maken: ik ben geen tegenstander van Excel.

Ik heb het grootste deel van mijn loopbaan gewerkt met data, financiën, rapportages, en systemen, en net als veel anderen heb ik talloze spreadsheets gemaakt en beoordeeld. Excel is een geweldig hulpmiddel, mits je het goed gebruikt. En dat is de crux: mits je het goed gebruikt, en voor het juiste doel.

Helaas zie ik steeds vaker het tegenovergestelde: alsmaar complexere bestanden, verkeerd gebruik, toepassingen waarvoor Excel eigenlijk niet geschikt is, en dubieuze omwegen die gepresenteerd worden als “slimme oplossingen.”

Twee recente trends vallen me daarbij extra op.

1. Het "spiekbriefje" dat geen spiekbriefje is

De laatste tijd zie ik steeds vaker mensen “Excel spiekbriefjes” promoten met titels zoals: “50 Onmisbare Excel functies” of “100 Excel Functies die je vandaag nog moet kennen”. Deze overzichten puilen uit van de functies.

Sinds wanneer is een spiekbriefje net zo dik als een telefoongids? Dat is alsof je afkortingen gaat verzinnen die langer zijn dan het woord zelf. Zoals beweren dat “KWVDUDLVIDW” een handige afkorting is voor “sneeuw” (Kleine Witte Vlokken Die Uit De Lucht Vallen In De Winter .. het klinkt grappig, maar echt handig is het niet).

De bedoeling van een spiekbriefje is dat het je geheugen ondersteunt en je snel toegang geeft tot de essentie. Als je meer dan 50 functies nodig hebt om je spreadsheet te laten draaien, zit het probleem niet in je geheugen, maar in de complexiteit van je model.

Deze promoties helpen je niet vooruit. Ze versterken alleen maar het idee dat meer functies betekent dat je beter wordt in Excel. Maar in de praktijk leiden ze tot nog complexere bestanden, vol met ondoorzichtige logica, vaste waardes, onderlinge referenties in allerlei richtingen, vage formules, en LOOKUP's alsof je op een digitale puzzeltocht bent.

En het ergste: in plaats van mensen aan te moedigen om te werken met gestructureerde, procesmatige systemen, blijven ze deze chaos in Excel verheerlijken.

Als je model zó veel verschillende functies en complexe formules nodig heeft, is het misschien tijd voor de vraag: “Hoort dit nog wel thuis in Excel?” Zijn er geen betere alternatieven?

Er komt een punt waarop Excel niet meer het juiste gereedschap is. En dan heb ik het nog niet eens over toegangsbeheer, versiecontrole, en audittrail.

Het probleem is niet Excel zelf, maar hoe het wordt gebruikt.

En dan nu, iets wat nóg erger is.

2. De AGGREGATE Illusie

Een van de zogenaamde “populairste” functies op die spiekbriefjes is de AGGREGATE()-functie. Waarom? Omdat deze fouten in je gegevens negeert, terwijl hij alsnog totalen, gemiddelden en andere uitkomsten berekent.

Wat?? Laten we dit goed doordenken:

Je spreadsheet bevat foute of ontbrekende data, gebrekkige formules, fouten zoals #DELING/0!, #WAARDE!, #VERW!, en in plaats van die oorzaken aan te pakken, wil je toch een som berekenen die die fouten gewoon negeert? En dat getal zegt dan ... wat precies?

Dat is geen probleem oplossing. Dat is je rommel onder het tapijt schuiven, en er een mooie plant op zetten. Wat heb je aan een totaal dat niet klopt? Dan kun je net zo goed RANDOM() * 1000 gebruiken.

Dit is bewust wegkijken, geen inzicht. En nog erger: het creëert de schijn van betrouwbare data. Managers zien een getal, gaan ervan uit dat het klopt, en nemen beslissingen op basis van foutieve aannames. Ondertussen groeien de onderliggende fouten verder door.

Het is dan ook geen verrassing dat onderzoeken keer op keer aantonen dat tot 90% van de spreadsheets fouten bevat. Niet omdat Excel niet deugt, maar omdat dit soort "oplossingen" inmiddels als normaal wordt gezien.

Fouten moet je bij de bron aanpakken, en niet verstoppen met een formule. Deze functie is slecht bedacht, onnodig, en had nooit in Excel mogen bestaan.

Wat is het alternatief?

Je hebt geen ingewikkelde spiekbriefjes nodig. Je hebt systemen nodig die passen bij het doel.

Bij XLReporting helpen we organisaties om afscheid te nemen van foutgevoelige Excel-jungles, en over te stappen op gestructureerde, procesgestuurde en controleerbare modellen die nog steeds flexibel zijn, maar zonder de chaos.

• Wil je forecasts maken? Gebruik een gestructureerd invoermodel.
• Wil je consolideren? Gebruik gecontroleerde datastromen.
• Wil je rekenregels toepassen? Definieer ze één keer, en pas ze consistent toe.

En als er iets misgaat? Dan verstoppen we de fout niet, maar laten we hem zien zodat je hem kunt oplossen.

Want uiteindelijk draait rapporteren niet om mooie getallen of zomaar een getal, maar om betrouwbaarheid, inzicht, en het maken van beslissingen die je kunt vertrouwen.

Wil je weten hoe XLReporting jou kan helpen? Boek vandaag nog een demo! Klik hier