Wij zijn OZCAR

DE  zakelijke partner voor culturele instellingen

Introductie

Welkom bij het online systeem voor begrotingen en rapportages voor klanten van Ozcar.

Links in het scherm zie je onder het Start menu alle onderdelen die beschikbaar zijn voor je:

• Begroten
• Budgetteren
• Beheren
• Kopiëren
• Jaarrekening

(Afhankelijk van je gebruikersrechten kan het zijn dat je niet alle onderdelen en opties ziet)

Begroten

Dit onderdeel is op directie niveau, en begint met 2 invoermodellen:

• Begroting Invoer: video
  Met dit model kun je de algehele exploitatie begroting invoeren. Het model heeft bovenin subtotalen voor baten, lasten, en het resultaat. Elke rekening hoort bij een bron. In dit invoermodel kun je in detail de Baten en Lasten begroten. Het personeel kun je in detail invoeren met het model Begroting Personeel.
• Begroting Personeel: video
  Met dit model kun je in detail personeel plannen en invoeren. Het totaal hiervan wordt automatisch opgenomen in de sectie Lonen van de Begroting Invoer. Je voert hier een medewerker in, en per medewerker vul je de arbeidsrelatie, functie etc in. Het model rekent de loonkosten voor je uit. De loonkosten worden berekend aan de hand van de tabel Salarisparameters.

Tevens bevat dit onderdeel 3 verschillende rapportages:

• Rapport Directie: video
  Dit rapport is bedoeld voor de directie.
• Rapport Meerjarige producties (Dir): video
  Dit rapport is bedoeld om de totaalcijfers te tonen van producties over meerdere jaren.
• Rapport RvT/Bestuur: video
  Dit rapport is bedoeld voor de Raad van Toezicht en/of bestuursleden.

Budgetteren

Dit onderdeel is in detail op productie niveau, en begint met 2 invoermodellen:

• Budget Invoer: video
  Met dit model kun je het budget per productie invoeren. Het model heeft bovenin subtotalen voor baten, lasten en het resultaat. Elke rekening hoort bij een bron. In dit invoermodel kun je in detail de Baten en Lasten budgetteren. Het personeel wordt gebudgetteerd met het model Budget Personeel.
• Budget Personeel: video
  Met dit model kun je in detail personeel plannen en invoeren. Het totaal hiervan wordt automatisch opgenomen in de sectie Lonen van de Budget Invoer. Je voert hier een medewerker in, en per medewerker vul je de arbeidsrelatie, functie etc in. Het model rekent de loonkosten voor je uit. De loonkosten worden berekend aan de hand van de tabel Salarisparameters.

Tevens bevat dit onderdeel 3 verschillende rapportages:

• Budget Jaaroverzicht: video
  Dit rapport toont een jaaroverzicht met begroting, budget, en de gerealiseerde bedragen.
• Budget Jaaroverzicht (CI.): video
  Dit rapport toont een jaaroverzicht met begroting, budget, en de gerealiseerde bedragen, met tevens de mogelijkheid om producties per cluster te tonen.
• Meerjarig productie rapport: video
  Dit rapport geeft de totaalcijfers weer van een productie over meerdere jaren.

Beheren

In dit onderdeel kun je allerlei vaste gegevens bijwerken, zoals de lijst met producties, de grootboekrekeningen, en de salarisparameters. Ook kun je hier de financiële informatie uit Twinfield importeren zodat de gerealiseerde bedragen worden bijgewerkt:

• Grootboekschema: de lijst van rekeningen (voor Baten en Lasten) waarop begroot en geboekt kan worden.
• Producties: de lijst van producties waarop begroot en geboekt kan worden.
• Import Twinfield: importeer de financiële informatie uit Twinfield.
• Salarisparameters: loonkosten worden berekend aan de hand van deze gegevens.

Kopiëren

In dit onderdeel kun je personeelsgegevens, en gehele begrotingen en budgets, kopiëren naar een volgend jaar:

• Kopieer naar volgend jaar: voor meerjarige producties (die krijgen dan een ander nummer).
• Kopieer personeel: kopieer je personeelsbudget naar een begroting.
• Kopieer selectie: kopieer je budget/begroting naar een andere versie, EXCLusief personeel.
• Kopieer versie: kopieer je budget/begroting naar een andere versie, INCLusief personeel (bijvoorbeeld voor een rapportage of subsidie).
• Verwijder versie: verwijder alle gegevens van een gesloten versie.

Jaarrekening

In dit onderdeel kun je de jaarrekening opstellen:

• Jaarrekening
• Brugstaat
• Importeer MVA Activa staat
• Importeer jaarrekening voorgaande boekjaar

Tot slot, wat nuttige tips

• Door op ☰ XLReporting linksboven in het scherm te klikken, kun je het menu (aan de linkerkant) inklappen om extra ruimte op het scherm te maken. Als je daarna nog een keer klikt, wordt het menu weer uitgeklapt.
• Door op de 👁 oog knop linksboven in het scherm te klikken, kun je wisselen tussen de normale schermindeling en een speciale schermindeling waar de volledige ruimte op het scherm wordt gebruikt voor je model of rapport.
• Door op de ★ ster knop linksboven in het scherm te klikken, kun je veelgebruikte modellen en rapporten als Favoriet aanmerken. Die zijn dan beschikbaar via de Favorites optie in het menu, waardoor je sneller kunt navigeren in het menu.
• Als je wisselt tussen invoermodellen en rapportages worden je selecties (bijv productie, periode etc) automatisch onthouden en opnieuw gebruikt. Door op de 🔍 loep knop achter de Run knop te klikken, kun je ten alle tijden je selecties aanpassen wanneer nodig.
• Rechtsboven in het scherm zie je 2 belangrijke knoppen: Save om je invoer te bewaren, en Actions om een model of rapport af te drukken of als PDF te exporteren.

Heb je nog vragen, of kom je er toch niet uit? Email de Ozcar ondersteuning.